organizzazione agenda

Uno dei miei desideri degli ultimi anni è il tempo, mi sono resa conto di ripetere in continuazione di non avere tempo o di volere più tempo, di volere una vita equilibrata con i giusti tempi per ogni cosa. Nonostante questa voglia ho vissuto la vita senza un piano ben preciso per un bel po’, fino a quando non ho deciso di provare a raggiungere quel desiderio. 

Non esiste una tabella di marcia prefissata o un manuale di istruzioni che ti dica come gestire il tempo ma prendere coscienza di quanto ne perdi quando ti lamenti di non averlo è uno dei primi passi, forse il più difficile, o almeno per me lo è stato. 

Pensavo di essermi incastrata in troppe cose da fare per il tempo a mia disposizione e vivevo sempre con l’ansia delle scadenze, delle corse (parlo al passato ma ancora ho momenti del genere eh), del “vabbè lo rinvio”. Ma ogni volta mi chiedevo, “Ma perchè? Perchè non posso avere una vita produttiva e al contempo bella?” Bene, pian piano ci sto riuscendo. Ricorda; piccoli passi, accumulati nel tempo, si trasformano in grandi balzi.

Scrivo questo articolo della serie “organizziamo l’agenda” sperando di esserti d’ispirazione e aiutarti a raggiungere quegli obiettivi e desideri che tanto sogni.

Il trucco sta nel dividere quel grande sogno in piccoli pezzi; immagina un grande puzzle, uno di quelli con milioni di pezzi, con un paesaggio smisurato, ogni pezzo sembra uguale e ti sembra impossibile da terminare, fino a quando non decidi di raggruppare le parti in categorie, i pezzi del cielo, il prato, gli alberi. Se guardi nel dettaglio ti accorgi che il cielo ha sfumature diverse, che le nuvole si incastrano in maniera diversa e che se visto in piccole porzioni è gestibile. Puoi riuscirci. Bene, allora perchè non dividi il tuo grande puzzle (obiettivo annuale) in tanti pezzi via via più dettagliati; azioni mensili, routine settimanali, abitudini quotidiane? 

Oggi ti parlo delle routine settimanali, che sono state il mio tormento quando ho iniziato a pianificare le mie giornate ma che poi si rivelano utilissime. 

COME PROGETTARE LA SETTIMANA

SCEGLI IL MOMENTO GIUSTO PER TE

Crea un rituale. Inizia scegliendo un orario in cui ti dedicherai a pensare alla settimana passata e a pianificare la nuova. C’è chi imposta la nuova settimana nel weekend, chi lo fa di lunedì mattina, scegli in base ai tuoi impegni e a quanto tempo ti servirà, poi potrai adeguare man mano questo rituale. Io ad esempio preferisco farlo di domenica pomeriggio/sera, ma se so che non potrò dedicarci tempo perchè ho altri impegni mi anticipo al sabato o al venerdì.

TROVA LE TUE PRIORITÀ

Cosa conta di più? Concentrati su queste tre cose; obiettivi, progetti, tempo libero.

Rivedi i tuoi obiettivi per assicurarti che la settimana che pianifichi sia in linea con ciò che desideri dal tuo mese, dal tuo anno e dalla tua vita. Guarda i diversi aspetti della tua vita e poniti delle domande. Ad esempio, Cosa devi fare per te stesso? e per le persone a te vicine? Cosa devi fare per gestire meglio il tuo tempo e le tue energie? Cosa devi fare per lavoro?

Rivedi i tuoi progetti, segna i prossimi passi da fare questa settimana.

Non dimenticare di mettere in agenda anche il tempo libero, per assicurarti che l’avrai davvero. Io non lo facevo mai, anzi aggiungevo impegni su impegni perchè pensavo di perdere tempo invece, il risultato era crisi isteriche, ansia, e così via… E questo fa perdere ancora più tempo, lo stress non aiuta e di certo non fa lavorare in maniera ottimale. 

CREA DELLE ROUTINE

Spesso ci sono azioni che compiamo settimana dopo settimana. Le routine ci aiutano a seguire tutto quello che c’è da fare e a rimanere efficienti. Prendi nota di tutte le azioni della tua vita, quando è possibile, raggruppa il lavoro simile per aumentare la concentrazione. 

Ad esempio, per quanto riguarda tutto quello che c’è dietro a Rose (che risucchia buona parte delle mie energie, se non tutte…) ho iniziato a raggruppare le azioni simili. Ad esempio, ho un giorno in cui scrivo; gli articoli dei blog, la newsletter, le lettere per “Dalla Scrivania di Rosa”, scrivo solamente i testi e non mi preoccupo della formattazione o delle immagini. Concentrarmi su una sola cosa mi rende più veloce e produttiva. Cerco di farlo una volta al mese così da avere più slot liberi in settimana, e così da essere più tranquilla sapendo che non devo stressarmi perchè, come è capitato in passato,“cavolo domani esce l’articolo del blog, devo scriverlo” oppure “oh no oggi era il giorno della newsletter, non ho scritto niente” e cose del genere. 

Ovviamente se non riesce tutto secondo i piani non è la fine del mondo, sposto il da farsi ai giorni successivi, cerco di lasciare sempre momenti liberi per gli imprevisti o per cose del genere. Negli anni passati, prima di gestire meglio il mio tempo, invece, queste azioni non fatte, spesso andavano man mano nel dimenticatoio perchè c’era sempre qualcosa di più importante da fare e non c’era tempo. 

Se hai un lavoro creativo o indipendente come me, che richiede una serie di cose da fare, questo metodo aiuta molto. Spesso non si fa caso a quanto lavoro c’è dietro anche ad un piccolo brand come il mio. C’è una serie infinita di passaggi e azioni da compiere che vanno anche al di del semplice vendere un prodotto. Al di là dell’ideazione del prodotto, dei disegni, del lavoro manuale sull’oggetto, della cura dei pacchetti, c’è anche lo scattare foto per il negozio online, per i social, c’è da scrivere contenuti per il blog e per i social, rispondere alle email, c’è il marketing, la presenza costante, poi ci sono le cose noiose, i calcoli, le spedizioni da gestire (leggi litigare con il corriere quando ti slitta i ritiri e le consegne) e molto altro. 

Nella maggior parte dei casi, sono tutte cose che fa una sola persona, come nel mio caso, e capirai bene che avere un metodo che ti aiuti a stare dietro a tutto è fondamentale. Ancora non sono diventata super esperta ed efficiente, ma ci sto lavorando. Rose in un certo senso è stato proprio il motivo per cui ho ripreso in mano pianificatori, liste e agende. 

Questo non vuol dire che se non hai un lavoro creativo non hai bisogno di routine settimanali, anzi. Sentirai di non avere tempo anche se lavori in ufficio o sei impegnata in qualsiasi altra cosa che assorbe buona parte della tua vita, giusto?

Cosa possiamo raggruppare in categorie per snellire le giornate e creare delle routine? 

La cura di te. Inseriscila sempre nella tua settimana, dai sempre la priorità alla tua salute e al tuo benessere.

Se sei tu che ti dedichi alla gestione della casa, puoi pensare di pianificare i pasti con dei menu settimanali e organizzarti così anche per la spesa e se è possibile puoi anche pensare di preparare in anticipo qualcosa per i pasti della settimana. Allo stesso modo puoi programmare anche le pulizie di casa, scegliendo i giorni a cui dedicarti a delle azioni che vanno svolte tutte le settimane. 

C’è anche chi pensa in anticipo agli abiti da indossare per la settimana, io sono ancora lontana da questa visione, mi limito a prepararli la sera prima per il mattino successivo, ma se vai sempre di corsa potrebbe essere un’alternativa.

Se sei una di quelle che vorrebbero dedicare un po’ di tempo alla lettura o a qualsiasi altra attività che pensi ti faccia perdere tempo, cerca di ritagliare qualche ora, già quando pianifichi la settimana, così sai che è in agenda e non ti toglie tempo per altro. Puoi rilassarti.

E ovviamente segna le ore di lavoro, anche se hai un lavoro flessibile, definire degli orari può aiutarti a gestire meglio il resto di cose che hai da fare in settimana. Stessa cosa per lo studio, segna le lezioni ma anche il tempo necessario per lo studio a casa.

CI SONO IMPEGNI EXTRA?

Ovviamente capiteranno settimane che hanno qualcosa in più, qualche evento da organizzare o a cui partecipare, qualche riunione o appuntamento, segna tutto, così puoi organizzarti di conseguenza.

SII REALISTICA!

Può essere divertente pianificare tutta la settimana in un colpo, ma preparati alle delusioni! Ci sono passata, fidati. Un paio di anni fa ero contentissima di aver trovato un bel piano da seguire giorno dopo giorno, avevo lo spazio per tutto nelle mie giornate, peccato che non sempre puoi fare quello che hai pianificato. Quindi assicurati di lasciare spazi bianchi per gli imprevisti, per spostare qualcosa che non hai terminato o semplicemente per goderti la vita.

Esistono tanti modi diversi di pianificare la settimana, spesso l’unica cosa importante è giocare d’anticipo. Dunque trova cosa funziona meglio per te e tienilo stretto. Se stai cercando qualcosa su cui scrivere i tuoi grandi progetti, ho quello che fa per te!

Tu riesci a pianificare la tua settimana? Hai una tua routine? Fammi sapere nei commenti sotto.