Pianificare l’anno perfetto. Io faccio così.

Sono una persona abbastanza organizzata, per natura cerco l’ordine, ma ho imparato a migliorare l’organizzazione trovando strumenti e sistemi che funzionano per me. Ho iniziato a pianificare l’anno quando è nata la mia piccola attività, perchè le cose da gestire erano davvero tante.

La vita è complicata

Faccio un lavoro che mi impegna tanto ed è anche molto vario, non esistono due settimane uguali. Ho scadenze da rispettare e persone che si affidano a me per ciò di cui hanno bisogno. Tra tutte le cose di cui mi occupo, lavoro, studio, blog, vita ecc. ci sono sempre un milione di cose tra cui destreggiarsi, le vedo un po’ come una pila enorme di libri di tutte le dimensioni… e quando provo a tenerle nella mia testa, la pila di libri cade, e inizio a perdere colpi, ad accusare periodi di ansia o stress, a non dormire di notte, e così via.

Quando ho un buon piano, riesco a gestire invece una quantità sorprendente di cose. La produttività aumenta e i livelli di stress diminuiscono. Anche nelle stagioni più impegnative posso rimanere calma (relativamente) perchè so che ho il controllo (quasi sempre). Ma solo se ho un buon piano! Pianificare mi salva dall’ansia.

Ogni stagione è diversa

È normale cambiare abitudini o gestire cose diverse, perchè la vita cambia.

Man mano che le cose sono cambiate nella mia vita, ho provato cose diverse per aiutarmi a rimanere organizzata, di solito dopo un fallimento epico o un’esperienza di esaurimento. Nel tempo ho sviluppato un processo che funziona per me, almeno in questa stagione.

Spero che alcune delle cose che funzionano per me ti diano alcune idee utili da provare per pianificare l’anno con semplicità.

PREPARARAZIONE

Ci sono tre cose che faccio sempre prima di iniziare a pianificare. Riflettere un po’ in questa fase mi prepara ad una pianificazione di successo.

1. Elenco di obiettivi e di azioni da intraprendere per raggiungerli

Gli obiettivi non vengono raggiunti per caso, non per me comunque. Quando mi prendo il tempo per elencare le cose su cui voglio davvero lavorare e i passaggi specifici che mi aiuteranno ad arrivarci, mi do una mezza possibilità. Questo vale per le cose grandi, come un piano quinquennale, ma si applica anche a cose semplici, come organizzare una festa ad esempio.

2. Liste delle normali attività di routine

Elenco in dettaglio tutte le mie normali attività e le attività di routine, quindi le raggruppo insieme. Ad esempio, a qualcuno potrebbe essere utile avere un elenco di attività domestiche settimanali come lavare gli asciugamani e annaffiare le piante, ecc. O ancora avere un elenco di attività amministrative mensili per lavoro. O semplicemente avere un elenco di persone con cui vorrebbe rimanere in contatto regolarmente. Sta a te inquadrare bene le liste utili.

3. Progetto della settimana ideale

Se tutto fosse normale e non ci fossero fattori complicanti, come sarebbe la mia settimana? Comincio con l’inserimento di elementi non negoziabili come attività lavorative, appuntamenti serali, ecc. Penso a quando lavoro in modo più creativo, è il tempo della creazione di contenuti e di prodotti. Penso a quando sono meno produttiva e programmo blocchi di tempo per le cose che richiedono meno energia. Pianifico anche il tempo per il divertimento, il riposo, la lettura, la famiglia e gli amici. Altrimenti quel tempo lo riempirei ancora con il lavoro.

STRUMENTI CHE USO

1. Foglio “Svuota Cervello”

Un foglio (ne ho preparato uno anche per te, puoi scaricarlo in fondo all’articolo) in cui svuoto letteralmente il cervello, inserisco tutte le cose che devo fare quella settimana, le elenco in modo casuale, così come il cervello le tira fuori e lo uso per pensare a quanto tempo richiederà ogni attività, a quando deve essere eseguita, e poi per contrassegnarla quando la trasferisco nella mia lista di cose da fare quotidiane. Sul retro ha delle tabelle in cui posso elencare tutti i passaggi da fare per un paio di progetti. Conservo la pagina in un raccoglitore per un facile accesso. Conservo anche il piano della mia settimana ideale e l’elenco degli obiettivi a lungo termine nella stessa cartella.

2. Agenda

Uso la mia Agenda Amelia. È in formato A5 così c’è spazio abbastanza per un elenco di cose da fare e un programma per ogni giorno. Alcuni giorni sono pieni e alcuni sono quasi vuoti, ma ho sempre lo spazio di cui ho bisogno per pianificare la mia vita complicata nei dettagli.

Cerca l’agenda che più si addice al tuo essere, perchè ti farà compagnia per tutto l’anno, e se non ti piace trascorrere del tempo con lei sarà ancora più tragico usarla ogni giorno.

3. Calendario digitale e Project Management Tool

Uso il calendario del telefono per gli impegni personali o per ricordare piccole cose. Per gestire le attività di lavoro uso invece Asana, un software che al suo interno permette di organizzare progetti, attività e scadenze.

Esistono tantissime opzioni di calendario digitale con i loro pro e contro, usa quello che ti si addice di più.

IL MIO PROCESSO

1. Svuoto il cervello

Sono da sempre stata fissata per le liste. Inizio ogni settimana con uno svuota-cervello. Comincio guardando la settimana precedente e riscrivo tutto ciò che non è stato affrontato. Poi elenco tutto quello che riesco a pensare – lavoro, personale, famiglia – tutto.

L’idea è di togliermi tutto dalla testa. Quando il mio cervello è impegnato a cercare di ricordare le cose, anche piccole cose banali occupa una preziosa capacità cerebrale. E io ho bisogno di tutta la capacità cerebrale!

Quando sono sicura che tutto ciò che cerco di ricordare sia scritto nero su bianco, posso rilassarmi e usare il mio cervello per lavorare, non solo per aggrapparmi alle informazioni.

Quando un progetto è nella lista, lo scrivo in una sezione speciale ed elencherò in dettaglio tutti i passaggi per completarlo a cui riesco a pensare. Di solito il mio cervello è una pagina intera.

2. Raggruppo insieme le attività veloci

Contrassegno tutte le attività nell’elenco che impiegheranno cinque minuti o meno per essere completate. Nel mio elenco di attività questi diventano un gruppo, lo chiamo “Flash”, si uso nomi nerd per tutto. Il gruppo Flash mi fa migliorare un po’ l’umore, perchè quel lungo elenco spesso viene dimezzato in un paio d’ore.

3. Trasferisco l’elenco alla lista delle cose da fare quotidiane

Controllo il mio calendario digitale e Asana in cui sono programmate le scadenze e le trasferisco in agenda giorno per giorno. In questo modo posso vedere quanto tempo devo lavorare per le altre attività nell’elenco. Tenendo a mente la mia settimana ideale, poi vado avanti e compilo gli elenchi di cose da fare per ogni giorno dall’elenco svuota-cervello.

4. Blocco del tempo ogni giorno

Blocco il tempo ogni mattina e pomeriggio per controllare le e-mail, per scrivere e per altre attività fisse nell’elenco. Raggruppo le mie attività di routine utilizzando gli elenchi creati nella fase “preparazione”.

5. Lascio del tempo libero per le interruzioni non programmate e gli imprevisti

Ogni settimana, o meglio ogni giorno ha bisogno di un’ora di tempo libero, perché accadono sempre cose che non sono nel piano. In caso di imprevisti, sapere di poter spostare quell’attività, perchè hai lasciato del tempo libero sul tuo piano, aiuta a stressarti di meno.

6. Controllo il piano oggettivamente

Quando il piano è scritto, posso fare un passo indietro e guardarlo con obiettività. Mi faccio domande del tipo:

Sto facendo progressi verso i miei obiettivi?

Ho abbastanza margine per mantenere un ritmo sostenibile?

Ho pianificato il tempo di recupero dopo periodi intensi?

Cosa posso delegare? Cosa posso smettere di fare? Sto facendo le cose più importanti?

Quando mi prendo il tempo per pianificare e seguo il mio piano, riesco a fare di più e ad affrontare meglio le situazioni. Quando la mia settimana è pianificata bene e qualcosa si intromette e mi lancia fuori strada, non devo andare nel panico o perdere completamente la voglia di fare. Quando sono stressata o sopraffatta, posso semplicemente leggere l’elenco e seguire ogni passaggio. Un buon piano mi aiuta a rimanere in pista, anche nelle settimane più difficili.

Vuoi fare un tentativo? Puoi scaricare il mio foglio Svuota-Cervello cliccando sull’immagine qui sotto e iniziare con la tua vita totalmente organizzata!

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